UX Case Study: Pengembangan Fitur Simple CRM Pada Aplikasi Krealogi oleh Du Anyam

9 min readNov 29, 2021

UX Case Study mengenai fitur simple Customer Relationship Management (CRM) pada aplikasi Krealogi by Du Anyam ini merupakan suatu proyek dari Skilvul Virtual Internship Program yang diadakan oleh Kementrian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Republik Indonesia dengan Skilvul dan Krealogi seagai Challenge Partner. Saya tidak bekerja atau diikat dalam kontrak profesional oleh Krealogi.

Krealogi — merupakan sebuah platform digital yang di khususkan untuk pelaku UMKM yang dicetuskan oleh Du Anyam sejak tahun 2015. Aplikasi Krealogi perupakan sebuah komunitas berjejaring yang dilakukan pelaku usaha, menyediakan pelatihan pengembangan kemampuan dan keterampilan UMKM, serta aplikasi ramah pengguna untuk membantu pencatatan kegiatan operasional dan perencanaan srategis.

Latar Belakang

Terdapat 3 entitas yang dapat mengakses aplikasi Krealogi, diantaranya adalah Vendor, Producer dan juga Seller. Producer menggunakan aplikasi ini sebagai pelaku produksi yang mengontrol kapan pesanan harus dibuat. Sedangkan, Vendor dan Seller merupakan pengguna yang ingin menjualkan produk anyaman melalui platform Du Anyam dan platform lainnya. Berikut bagaimana aplikasi ini bekerja untuk tiap entitas:

Vendor atau Seller mengakses fitur yang membantu pencatatn usaha (pecatatan pesanan masuk, perencanaan produksi, pencatatan keuangan, dan pencatatan inventori) → memonitoring proses bisnis berdasarkan data yang telah tercatat → mendapat request of quottation dan memberikan respon terkait ketersediaan barang → pengguna mengalokasikan pengerjaan pesanan ke kelompok pengrajin di desa.

Permasalahan yang terjadi saat ini, yaitu aplikasi Krealogi belum memiliki desain aplikasi yang user friendly untuk target pengguna, sehingga proyek ini ditujukan untuk membuat tampilan aplikasi Krealogi yang lebih user friendly dengan menambahkan salah satu fitur baru, yaitu Simple Customer Relationship Management (CRM) agar memudahkan Seller, Vendor, dan Producer sebagai pengguna aplikasi.

Objektif

Tujuan dari adanya aplikasi ini tertulis dalam pernyataan sebagai berikut:

Tingkat Kegunaan — Membantu pengelola UMKM dalam melakukan pencatatan usaha (pecatatan pesanan masuk, perencanaan produksi, pencatatan keuangan, dan pencatatan inventori).
Tingkat Kemudahan — Kemudahan pelaku UMKM dalam mengelola pencatatan pesanan beserta mengelola database dan kemudahan dalam berkomunikasi dengan customer dalam satu aplikasi.
Tingkat Kepuasan — Kepuasan pengguna dalam mengakses aplikasi Krealogi dari target usia pengguna UMKM.

Peran Dalam Tim

Aplikasi Krealogi dirancang oleh sebuah tim yang berisikan 3 orang anggota yang memiliki beberapa peran yang saling berkaitan. Berikut merupakan rincian peran dari Tim perancang:

Adinda Kusumawati — Berperan dalam tahap Define, yaitu mendeskripsikan pain point dari user, mendeskripsikan How-Might We, turut serta voting untuk How-Might We. Kemudian pada tahap Ideate, yaitu turut serta brainstorming ide solusi, membuat affinity diagram, menyusun prioritas ide, serta membuat crazy’s 8. Pada tahap Prototype, yaitu membuat desain Wireframe, UI KIT, membuat mock up, serta prototyping. Pada tahap Testing, yaitu melakukan Usability Testing dengan menggunakan metode Single Ease Question (SEQ).

Jeffry Josselim — Berperan dalam tahap Define, yaitu mendeskripsikan pain point dari user, mendeskripsikan How-Might We, turut serta voting untuk How-Might We. Kemudian pada tahap Ideate, yaitu turut serta brainstorming ide solusi, membuat affinity diagram, menyusun prioritas ide, serta membuat crazy’s 8. Pada tahap Prototype, yaitu membuat desain Wireframe, UI KIT, membuat mock up, serta prototyping. Pada tahap Testing, yaitu melakukan Usability Testing dengan menggunakan metode Single Ease Question (SEQ).

Sabila Nurpajriani — Berperan dalam tahap Define, yaitu mendeskripsikan pain point dari user, mendeskripsikan How-Might We, turut serta voting untuk How-Might We. Kemudian pada tahap Ideate, yaitu turut serta brainstorming ide solusi, membuat affinity diagram, menyusun prioritas ide, serta membuat crazy’s 8. Pada tahap Prototype, yaitu membuat desain Wireframe, UI KIT, membuat mock up, serta prototyping. Pada tahap Testing, yaitu melakukan Usability Testing dengan menggunakan metode Single Ease Question (SEQ).

Design Process

Pada pengembangan aplikasi Krealogi, kami menggunakan pendekatan Design Thinking. Design Thinking merupakan pendekatan yang berporos pada kebutuhan pengguna, penggunaan teknologi yang mumpuni, serta persyaratan kesuksesan dari sebuah bisnis sehingga dapat digambarkan suatu produk yang inovatif.

Tahapan *Design Thinking (Kompasiana, 2021)*

Terdapat 5 tahapan dalam design thinking, yaitu Empathize, Define, Ideate, Prototype, serta Test. Berikut penjelasan dari tahapan yang kami lalui dalam pembuatan aplikasi Krealogi:

1 — Empathize

Empathize — merupakan suatu tahapan desainer dalam mencari tahu kebutuhan user dengan cara melakukan research yang kemudian dapat didefinisikan sebagai problem statement dan ideation produk. Pada pengerjaan aplikasi Edu-X, tahap empathize dilakukan bersamaan dengan proses testing pada di akhir. Namun, untuk dapat melanjutkan ke tahap define, anggota dalam tim telah melakukan beberapa riset kepada beberapa aplikasi serupa dan kami memposisikan diri sebagai user.

Berikut merupakan kriteriaresponden yang kami cari:

Berusia 18–55 tahun
Pekerjaan sebagai karyawan/karyawati/pelaku bisnis UMKM Berdomisili di seluruh wilayah Indonesia
Memiliki kemampuan Bahasa Indonesia sebagai native language
Mampu diajak bekerjasama dan berkomunikasi dengan baik
Memiliki usaha (baik itu usaha utama maupun sampingan) yang menjual produk nyata
Memiliki kemampuan dasar/tidak mengerti dalam menggunakan aplikasi berbasis digital

2 — Define

Define — merupakan suatu tahapan yang digunakan untuk mendefinisikan permasalahan yang dimiliki oleh user berdasarkan pada hasil dari empathize. Proses yang dilakukan adalah mendeskripsikan pain point dari user kemudian dilanjutkan dengan mendeskripsikan How-Might We yang kemudian dilakukan voting untuk How-Might We.

Pain Points — keluhan yang dimiliki user

How-Might We — pengkelompokkan dari solusi yang dikemukakan berdasarkan pada keluhan yang ada, kemudian akan dilakukan voting untuk menentukan prioritas.

3 — Ideate

Ideate — Suatu tahapan brainstorming ide berdasarkan pada How-Might We yang telah ditetapkan sehingga didapatkan solusi yang akan diberikan dan biasa digambarkan pada Crazy’s 8.

Solution Idea — menjabaran ide solusi dari how-might we yang telah ditentukan. Dimana kami menetapkan untuk menambahkan fitur simple CRM:

Simple CRM- Mengintegrasikan fitur secara otomatis dalam pengumpulan database pelanggan unuk kemudahan pesanan masuk

Affinity Diagram — pengelompokan solution idea yang telah ditetapkan kedalam beberapa kategori.

Pengelompokan menjadi: Fitur Chat, Sinkronasi Aplikasi CRM, dan Database Pelanggan

Prioritization Idea — pengelompokan affinity diagram berdasarkan pada user value dan effort sehingga tahu mana yang harus di prioritaskan untuk segera dilakukan

Fitur Chat, Sinkronasi Aplikasi CRM, dan Database Pelanggan merupakan ketiga ide yang sama-sama memiliki urgensitas tinggi sehingga harus segera dikerjakan

Crazy’s 8 — Low Fidelity (Lo-Fi) wireframe berdasarkan solusi yang dikemukakan

Salah satu contoh dari crazy’s 8 yang dikemukakan dan telah dilakukan voting oleh tim project.

4 — Prototype

Prototype — suatu tahapan pembuatan Interface berdasarkan pada diskusi yang telah dilakukan, serta kesepakatan dari tim. Interface ini kemudian dapat dilakukan testing dalam bentuk prototype.

User Flow — Penentuan alur kerja dari fitur pada aplikasi. Pada rekomendasi fitur aplikasi Krealogi yang kami kemukakan, kami mempertimbangkan metode CRUD (Create, Read, Update, dan Delete). Lebih detailnya akan dijelaskan kedalam 3 alur sebagai berikut:

Alur 1 — Detail Pesanan dan menyambungkannya dengan database, dimulai dari halaman utama yang dilanjut dengan membuat catatan pesanan kemudian pengguna dapat menambahkan kontak pelanggan baru (yang kemudian akan otomatis ter-input ke dalam database) atau langsung menambahkan kontak yang sudah ada pada database.

kemudahan yang dimiliki pengguna adalah tidak perlu memasukkan data pelanggan satu persatu apabila terdapat pesanan dari customer yang sama.

Alur 2 — Fitur Chat. Aplikasi Krealogi embed dengan fitur chat WhatsApp, e-mail, serta SMS (desain iterasi)

Alur 3 — Cari, Edit, dan Hapus Kontak Pelanggan yangg terdapat pada database.

Wireframe — High Fidelity (Hi-Fi) dari interface yang akan dibuat

UI KIT — Kit yang digunakan dalam pembuatan interface

Mock Up — Interface yang dibuat sebagai bentuk dari implementasi fitur-fitur yang ada

Prototyping — Pengujian aplikasi sebagai gambaran dari aplikasi sesungguhnya

5 — Testing

Testing — Suatu tahapan dalam melakukan klarifikasi berdasarkan asumsi, ide, perubahan tampilan yang diklarifikasi dengan menggunakan usability testing.

Pengenalan User — Suryani, 23 tahun. Seorang mahasiswa yang memiliki UMKM MWH ‘Made with Heart’ di bidang Makrame.

Alur Wawancara — Dimulai dari melakukan salam dan perkenalan kepada responden, kemudian dilanjutkan dengan wawancara beberapa pertanyaan pada ‘List of Questions’ yang telah dibuat sebelumnya, kemudian responden diberikan link prototype figma untuk mencoba ke-3 skenario yang ada yang kemudian akan dilakukan beberapa wawancara singkat terkait penggunaan aplikasi tersebut, kemudian melakukan usability testing dengan menggunakan Single Ease Question (SEQ) yang menggunakan skala 1–7 dari tingkat kegunaan, kemudahan, dan kepuasan.

Skenario Uji Coba Prototype — Terdapat 3 task berdasarkan pada user flow yang telah ditentukan sebagai berikut:

TASK 1 — Detail Pesanan (menyambungkan dengan database)

Meminta pengguna untuk melakukan pencatatan pesanan dimulai dari tambah database dan buka dari database pelanggan ke dalam fitur detail pesanan dan melanjutkan hingga pesanan berhasil dan mencetak invoice (berhenti di halaman invoice)

TASK 2 — Fitur Chat (menyambungkan dengan database)

Meminta pengguna untuk melakukan pengiriman pesan secara langsung melalui WhatsApp dan e-mail (berhenti di halaman Chat box WhatsApp dan e-mail)

TASK 3 — Cari, Edit dan Hapus Kontak Pelanggan

Meminta kepada responden untuk mengakses halaman Database Pelanggan lalu melakukan pencarian, edit serta hapus kontak

Skor Single Ease Question (SEQ) — Penggunaan skala 1–7 dalam menentukan tingkat kegunaan, kemudahan, dan kepuasan. Berikut hasil yang di dapat:

Tingkat Kegunaan — 7-PASSED

Sangat memudahkan pelaku UMKM dalam melakukan pencatatan dan pastinya sangat berguna karena memudahkan penjual dalam memonitor pesanan sekaligus mengontak pelanggan

Tingkat Kemudahan — 7-PASSED

Aplikasi mudah digunakan dan mudah dipahami oleh orang awam yang bahkan selalu melakukan pencatatan secara manual di buku sehingga pelaku UMKM dapat mengakses dengan lebih mudah

Tingkat Kepuasan — 6.5-PASSED

Setelah aku mencoba aplikasi Krealogi rancangan kalian, aku masih menemukan sedikit kekurangan, yaitu tampilan aplikasi yang kalian rancang masih kurang menarik.

Kesimpulan

Berdasarkan pada tahapan Design Thinking yang telah dilakukan, yaitu tahap Empathize, Define, Ideate, Prototyping, dan Testing, didapatkan hasil bahwa aplikasi telah layak digunakan dari ketiga aspek sebagai berikut:

Tingkat Kegunaan — Pelaku UMKM dapat melakukan pencatatan berbasis digital sehingga mengurangi tingkat human error seperti kelupaan, salah pencatatan, dan lain sebagainya sehingga kinerja dari pelaku UMKM dapat lebih maksimal dan efisien.
Tingkat Kemudahan — Aplikasi Krealogi mudah dipahami oleh pengguna awam yang tidak pernah menggunakan teknologi sebagai media pencatatan usahanya.
Tingkat Kepuasan — Pelaku UMKM merasa terbantu dan pekerjaan jauh lebih mudah dengan aplikasi UMKM seperti Krealogi.

Rekomendasi Selanjutnya

Rekomendasi Perbaikan — Perbaikan yang diberikan setelah melakukan tahap Design Thinking berdasarkan pada masukkan yang diberikan oleh user setelah mencoba prototype. Berikut merupakan perubahan yang kami dapatkan berdasarkan pada masukkan saat wawancara kepada user:

Kartu Nama — Penambahan kartu nama perusahaan/ UMKM pada menu home